Time management e gestione delle priorità

Riassunto del corso

Il corso di 6 ore fornisce metodi e strumenti per organizzare il tempo di lavoro e stabilire le priorità in presenza di carichi elevati e scadenze concorrenti. Il percorso parte dall’analisi dell’uso effettivo del tempo, condotta con un diario delle attività, e procede con le tecniche di classificazione delle attività (matrice di Eisenhower, metodo ABCDE) e di pianificazione (time blocking, tecnica del pomodoro, metodo GTD). Una parte del corso è dedicata all’uso operativo di calendario e posta elettronica e alla gestione delle interruzioni attraverso la delega e la comunicazione assertiva. La metodologia alterna brevi esposizioni teoriche ed esercitazioni su casi reali portati dai partecipanti. Ciascun partecipante conclude il corso con un piano d’azione individuale applicabile alla propria postazione di lavoro.

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Destinatari

Il corso è rivolto a lavoratori con ruoli operativi, amministrativi, tecnici e di coordinamento che gestiscono attività contemporanee, scadenze ravvicinate e richieste provenienti da clienti, colleghi e responsabili. Risulta indicato per impiegati di back office e front office, addetti commerciali, capi squadra e referenti di progetto. Non sono richiesti prerequisiti; è utile disporre di un calendario elettronico aziendale per le esercitazioni.

Obiettivi

Al termine del corso il partecipante sarà in grado di: 1) analizzare l’impiego del proprio tempo di lavoro tramite un diario delle attività; 2) individuare le principali cause di dispersione del tempo (interruzioni, riunioni non pianificate, posta elettronica); 3) classificare le attività con la matrice urgente/importante di Eisenhower e il metodo ABCDE; 4) formulare obiettivi secondo il criterio SMART; 5) pianificare la settimana e la giornata con le tecniche del time blocking e del pomodoro; 6) gestire calendario, attività e posta elettronica con gli strumenti digitali in uso; 7) applicare criteri di delega e tecniche assertive per contenere le richieste non prioritarie; 8) redigere un piano d’azione individuale di miglioramento.

Programma

Il programma si articola in quattro moduli. Modulo 1 – Analisi dell’uso del tempo (1,5 ore): diario delle attività, rilevazione delle cause di dispersione, principio di Pareto 80/20 e legge di Parkinson. Modulo 2 – Definizione delle priorità (1,5 ore): matrice di Eisenhower, metodo ABCDE, obiettivi SMART, distinzione tra attività a valore aggiunto e attività di routine. Modulo 3 – Pianificazione operativa (2 ore): pianificazione settimanale e giornaliera, time blocking, tecnica del pomodoro, regola dei due minuti e metodo GTD (Getting Things Done), gestione di calendario, attività e posta elettronica con Microsoft Outlook e To Do o strumenti equivalenti. Modulo 4 – Delega, interruzioni e piano d’azione (1 ora): criteri di delega, tecniche assertive per declinare le richieste, preparazione di riunioni brevi ed efficaci, redazione del piano d’azione individuale.

Test finale ed esame

La verifica dell’apprendimento prevede due prove: un’esercitazione individuale di pianificazione, in cui il partecipante classifica un elenco di attività con la matrice di Eisenhower e redige un piano settimanale, e un questionario a risposta multipla sui contenuti del corso. Il questionario si intende superato con almeno il 70% di risposte corrette. Al superamento della verifica sono rilasciati l’attestato di frequenza e l’attestazione delle competenze acquisite.

Nome	Fornitore	Durata	Scopo
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